Gestión en las Delegaciones

Artículo 61. R.I. - Secretario/a y Tesorero/a de la Delegación

1. El/la Secretario/a y el/la Tesorero/a serán nombrados para sus cargos por el/la Presidente/a Scout de Andalucía a propuesta del/de la Delegado/a.
2. El/la Secretario/a de la Delegación tendrá el carácter de asesor/a permanente del/de la Delegado/a en materia administrativa, y de representante en su ámbito de la Secretaría General de la Asociación, con la que mantendrá contacto frecuente para una eficaz colaboración en las funciones de Secretaría.
3. El/la Tesorero/a de la Delegación tendrá el carácter de asesor/a permanente del/de la Delegado/a en materia económica, y de representante en su ámbito de la Tesorería General de la Asociación, con la que mantendrá contacto frecuente para una eficaz colaboración en materia de Tesorería.

Gestión de los recursos económicos y materiales de la Delegación

Llevar la gestión económica:

• Cuentas bancarias de la Delegación.
• Balances cuatrimestrales.

Gestión con los Grupos Scouts de la Delegación

• Inventario.
• Adquisición.

Apoyada por la Secretaría General Scout

• Asesoramiento.
• Recogida de los soportes físicos de la contabilidad de los grupos cuatrimestralmente. Facturas y recibos.
• Sistema de contabilidad on-line para los grupos scouts y delegaciones.
• Manual de autorización, modificación, gestión y cancelación de cuentas bancarias.
• Inventario on-line.
• Manual de adquisiciones y compras (inversiones).

Área de comunicación interna (apoyada por el servicio de comunicación y servicio de nuevas tecnologías de SdeA)

Velar porque existan cauces de comunicación eficaces con los grupos scouts de la Delegación.

• Convocatoria de reuniones: coordinadores y Ramas.
• Información que se genera en la Delegación. (web, lista de distribución, intranet, etc.)

Censo (apoyada por la secretaría y servicio de nuevas tecnologías de SdeA)

• Protocolo de alta en la Asociación.
• Gestión del programa on-line Impeesa.
• Normativa del registro de reconocimientos y méritos.
• Emisión de certificados sobre el censo.

Gestión documental de la Delegación (apoyada por la secretaría y servicio de nuevas tecnologías de SdeA)

• Normativa sobre registro de entradas y salidas de documentos.
• Digitalización de la documentación.
• Registro on-line de documentación.
• Normativa sobre registro de subvenciones.
• Presentación de documentos ante organismos públicos y/o privados.
• Registro de reconocimientos y méritos de la Delegación (asociados - nudo Gilwell e Insignia de Madera -, grupos)
• Custodia de la documentación oficial de la Delegación.

Comunicación a la Secretaría General Scouts de la elección o nombramiento y datos de contacto

• Grupo.
• Miembros del equipo de delegación.
• Representantes de los grupos en el Consejo Scout de Andalucía.
• Protocolo de comunicación de elección de nuevos cargos.
• Incorporación on-line en el programa Impeesa.

Es responsabilidad del/la delegado/a

Apoyada por los servicios de comunicación y el servicio de publicación e imagen su tarea es la comunicación con las entidades públicas o privadas de su ámbito mediante:

• Notas de prensa
• Manual de identidad visual.
• Protocolos sobre cómo dirigirse en nombre de la Asociación a entidades.